Настройка Битрикс24 для маркетингового агентства
Наш заказчик – компания со штатом в 20 сотрудников, которая занимается предоставлением маркетинговых услуг: веб-разработка, реклама в интернете и социальных сетях, графический дизайн и прочее.
Что мы узнали:
Производство не давало вовремя сигналов о необходимости оплаты услуг. Оплаты задерживались или терялись.
Документы формировались вручную, не единообразно, в спешке, с ошибками, долго. Клиентов это раздражало.
Не системный подход к учету отпусков занимал много времени и порождал организационную путанницу.
Что мы сделали:
Налажена система реализации задач и автоматической передаче информации в коммерческий отдел.
Нужные документы формируются практически автоматически, в несколько действий, все в едином формате и быстро.
Процесс ухода в отпуск отлажен, регламентирован и автоматизирован. Вся информация прозрачна для всех сторон.
Трудности в рабочих процессах заказчика:
Проблема с формированием закрывающих документов после выполнения задачВ период высокой загруженности команды у руководителей не было возможности оперативно выставить счет на оплату, а спустя какое-то время эта задача терялась – в итоге компания недополучала прибыль. Не было никакой системы учета финансовых задач.
Учет отпусковВсе было в режиме чатов в мессенджерах и договоренностей на словах. Каждый раз нужно было поднимать какие-то переписки, чтобы согласовать отпуск – система была не прозрачна и доставляла дискомфорт как руководству, так и сотрудникам.
Каждый документКоммерческие предложения, договора, счета, акты выполненных работ – все делалось вручную различными сотрудниками. Это отнимало время и реализовывалось некачественно и неунифицировано.
Размытая финансовая картинаНе было одного интерфейса или файла, где руководство могло было бы видеть показатели, например, дебиторской задолженности, суммы КП в статусе “на согласовании” или суммы обязательств реализуемых в данный момент.
Цели и задачи проекта:
1
Создание удобной воронки продаж, в которой можно будет легко отследить все текущие заказы на различных стадиях
2
Автоматизация документооборота
3
Автоматизация учета отпусков сотрудников
4
Реализация прозрачной финансовой картины для руководства
Результаты работы нашей команды:
Воронка для сотрудников
с автоматизацией
Продумали и реализовали удобную и понятную всем сотрудникам воронку. Теперь каждый заказ можно легко найти, проверить был ли он оплачен – по определенному четкому графику формировать закрывающие документы сразу для многих заказов одновременно с помощью автоматизации.
Автоматизация процесса формирования документов
Автоматизировали процесс формирования необходимых документов, теперь сотруднику остается лишь ввести ключевые данные и направить готовый документ клиенту прямо из портала CRM Битрикс24.
Автоматизация учета отпусков
Автоматизировали учет отпусков, для этого сделали отдельную воронку. Теперь процесс учета отпусков стал проще и быстрее – с автоматическим информированием сотрудников о статусе их возможностей.
Посмотреть другие кейсы
Контакты
Оставить заявку
Отрасли